Handtekening of Digitale Handtekening

[Arne de Boer]

Hallo,

Laat ik maar beginnen met: ik studeer geen rechten, maar Facility Management. Ik loop momenteel stage bij de www.gsf.nl en loop vast op een wetprobleempje (zie titel). Ik hoopte dat ik ondanks dat ik iets heel anders studeer hier toch terecht kon met mijn praktijk probleempje

De opdracht die ik heb gekregen is om uit te zoeken wat de beste situatie is om de interne post tussen de 9 vestigingen te verzenden/ontvangen. Niet erg verbazingwekkend komt het er op neer dat digitaal de meeste voordelen oplevert en het goedkoopst is. Maar nu vereist de grootste bulk van de post, zo'n 99% losjes geschat, een handtekening.
Voor facturen zijn er geheel aparte software systemen, maar voor 'Aktes van benoeming' niet. Het aantal van deze Aktes loopt heel hoog op omdat er voor elk veranderd uurtje in het lesrooster van de 600 leraren een akte moet worden ondertekend.

Mijn vraag is nu, is het voldoende wanneer een gefaxde akte van benoeming wordt ondertekent en teruggefaxt, of moet er hier een digitale handtekening onder om identiteit en authentiteit te waarborgen?

Ik hoop dat ik mijn probleem duidelijk genoeg uiteen heb gezet en hier antwoord op te geven is. Alvast heel erg bedankt!

Arne de Boer
(AdBoer2@cb.gsf.nl)

[Arnoud Engelfriet]

Ik dacht dat de akte van benoeming een diploma voor een leraar was. Waarom moet dat bij elke roosterwijziging opnieuw getekend worden?

Zou je kunnen volstaan met digitaal bijhouden en eens per kwartaal of misschien zelfs schooljaar een papieren versie tekenen?

Verder vond ik Martijn van Valburch's artikelen over de elektronische aktes erg verhelderend. Die gingen vooral over notariele aktes, het lijkt me dat veel daarvan ook bij jouw soort aktes op moeten gaan.

Arnoud

[Arne de Boer]

Ha, ik had je hier een maandje geleden over gemailt maar ik wou je niet nog een keer lastig vallen en dan beantwoord je mijn vraag alsnog

Ik ben het nogmaals gaan navragen en de akte van benoeming is de arbeidsovereenkomst die de leraar tekent. En dan wanneer de leraar zijn uren veranderen moet er een 'aanhangsel van akte van benoeming' worden ondertekent.
Dit moet binnen twee weken na de verandering van het rooster in het archief zijn. Er wordt namelijk gecontroleerd en dat is de eis.

Ik had de twee stukken van Van Valburch doorgelezen, maar de nadruk daar ligt op het feit dat digitale handtekeningen zijn toegestaan voor de notariële aktes. Maar mijn vraag is net iets anders.
Kan het ook zonder digitale handtekening? Zonder wiskunde code e.d. maar gewoon faxen. Is dat wettelijk toegestaan voor de aktes van benoeming?

Het punt is namelijk dat de digitale handtekening een investering vereist en de gefaxte oplossing niet.

[Arnoud Engelfriet]

Staat ergens in de wet dat het schriftelijk moet? Of waar komt die eis vandaan?

Een fax lijkt vrij algemeen aanvaard als 'geschrift' volgens de wet. Maar waar laat je al die faxen dan weer? Lost dat het probleem dan op?

Ik had me niet eens gerealiseerd dat jij dat was trouwens

Arnoud

[Arne de Boer]

Waar ze het laten is niet zozeer het probleem, het huidige systeem werkt toch al met papiertjes. Het probleem is dat het op en neer moet en dat dat heel veel geld kost. Om even een ideetje te geven, het huidige systeem dat gebruikt wordt kost zo'n 300 euro per week, voor 150 poststukken...

Maar uit jouw antwoord maak ik op dat een gefaxte handtekening ook als geschrift wordt gezien(?). Ik dacht dat er een significant verschil zat tussen de handtekening in blauwe pen-inkt en de handtekening in kopieerapparaat-inkt. Om het maar even zo te zeggen.

Als die twee op hetzelfde niveau van wettelijke betrouwbaarheid zitten, dan is er dus eigenlijk geen goede reden om al die aktes met de pen te ondertekenen, terwijl het met de fax veel makkelijker kan?
_________________
De ene keer kan je uren bezig zijn en bereik je helemaal niks, de andere keer bereik je precies hetzelfde in nog geen vijf minuten.

[bona fides]

Als het om een "wetprobleempje" gaat, lijkt het mij handig om erbij te vertellen om welke wettelijke bepalingen het gaat.
_________________
Hanc marginis exiguitas non caperet.

[Arne de Boer]

Het spijt me, ik weet heel weinig op dit gebied :/

Het uitleggen van het probleem is het beste wat ik kan doen, ik ken verder geen termen op dit vakgebied.

Ik dacht (waarschijnlijk als een enorme leek gedacht) dat er een soort van tabelletje zou zijn in de trend van:

uitlenen van grasmaaier: vereist mondelinge overeenkomst
arbeidsovereenkomst: vereist handtekening, vormvrij
erfgoed: vereist handtekening, schriftelijk

Ik kan er verder ook niet veel over zeggen, ik ken simpelweg de wettelijke bepalingen niet.

Aangezien ik nergens anders een concreet antwoord kon vinden, dacht ik hier eens een poging te wagen. In ieder geval heel erg bedankt voor de medewerking
_________________
De ene keer kan je uren bezig zijn en bereik je helemaal niks, de andere keer bereik je precies hetzelfde in nog geen vijf minuten.

[bona fides]

In zekere zin is zo'n soort tabel wel op te stellen, maar je weet kennelijk niet welke regel van zo'n tabel van toepassing zou zijn.

Maar goed, als je zegt dat de akte van benoeming de arbeidsovk van een leraar is, dan zal het wel om een publieke onderwijsinstelling gaan en bedoel je het besluit waarin een leraar wordt aangesteld. Dergelijke besluiten moeten m.i. op papier, maar de leraar hoeft dat papier m.i. niet te tekenen. Zo'n besluit is een eenzijdige rechtshandeling van het schoolbestuur.
_________________
Hanc marginis exiguitas non caperet.

[Arne de Boer]

http://www.iusmentis.com/contracten/email-rechtsgeldig/
Onder het kopje Uitzonderingen staat dat alleen die 4 perse schriftelijk moeten. Ik ging er dus vanuit dat het voor alle andere digitaal mocht.

Om eerlijk te zijn snap ik er steeds minder van..

Als de leraar zijn handtekening met pen op de arbeidsovereenkomst zet in de lerarenkamer van school X,
om vervolgens die overeenkomst door te faxen naar het Centraal Bureau waar die fax in het archief gaat,
is die fax dan rechtsgeldig..genoeg..?
(en kan het orgineel met pengeschreven-handtekening worden weggegooid?)
_________________
De ene keer kan je uren bezig zijn en bereik je helemaal niks, de andere keer bereik je precies hetzelfde in nog geen vijf minuten.

[Arnoud Engelfriet]

Wacht even, nu lopen er twee dingen door elkaar.

Kennelijk moet zo'n akte op papier en getekend door de docent naar het Centraal Bureau. Ja, dat mag per fax want een fax is een "geschrift".

Het is dan het probleem van dat Centraal Bureau en niet van jullie hoe zij dat bewaren lijkt me.

Uit het artikel Langdurige bewaring van elektronische contracten van diezelfde Martijn van Valburch maakte ik op dat een scan van een contract in beginsel door de rechter als net zo geldig als het origineel geaccepteerd zal worden. De tegenpartij zal aannemelijk moeten maken dat er mee geknoeid is, en als je dan geen papieren origineel hebt, wordt het lastig om met tegenbewijs te komen.

Arnoud

[Arne de Boer]

Eh wacht even

Ten eerste,

[bona fides]

Gaat het hier om privaatrechtelijke overeenkomsten? Is de school openbaar?

[Arnoud Engelfriet]

Die uitspraak baseerde ik op die roemruchte Tekst en Commentaar, ditmaal bij artikel 157 Rechtsvordering. Als je toevallig de 2007 editie hebt liggen, graag!

In deze staat namelijk dat een gestempelde of gedrukte kopie van een onderhandse akte "volgens vaste rechtspraak" net zo rechtsgeldig is als het origineel. Op basis daarvan werd een faxkopie van een dagvaarding als rechtsgeldig geaccepteerd.

Hier wordt de elektronische handtekening (het algemene broertje van de digitale handtekening) nog in twijfel getrokken. Dat zou inmiddels weggenomen moeten zijn door art. 3:15a BW.

Arnoud

[Arne de Boer]

(Ja, de 8 scholen zijn allen openbaar)
In de eerste plaats ging het mij er om of het rechtsgeldig is als rechtshandeling. Want als dat met nee beantwoord zou worden zou het antwoord meteen duidelijk zijn: niet faxen.

Maar als rechtshandeling is faxen van overeenkomsten bewaren dus rechtsgeldig.

Dan volgt daaruit inderdaad: is het bruikbaar als bewijs?

Ik snap dat in een fifty-fifty de originele het wint van de fax.
Ikzelf denk niet dat er ooit gesjoemelt gaat worden met die aanhangsels van de aktes van benoeming. Zelfs als één iemand er kwaad mee wil doen denk ik dat dat redelijkerwijs ontkracht kan worden door de omgeving waarin het zich bevindt. Er zijn 5000 van die aanhangsels per jaar.

Arnoud, zeg jij nu dat de digitale handtekening inmiddels ook even sterk staat als de geschrift-handtekening?
Dat zou betekenen dat ik de keuze tussen faxen en een compleet digitaal systeem dus nog even open kan laten en wellicht jou idee van digitaal-archiveren kan laten doorvoeren
_________________
De ene keer kan je uren bezig zijn en bereik je helemaal niks, de andere keer bereik je precies hetzelfde in nog geen vijf minuten.

[Arnoud Engelfriet]