Privacy bij specificatie telefoongebruik door vrijwilliger

[swinny]

Beste forummers,

Ik heb de volgende vraag:

Voor het uitvoeren van vrijwilligerstaken stellen wij aan de vrijwilliger een mobiele telefoonbeschikbaar gedurende de tijd dat hij of zij daadwerkelijk aan het werk is (24 uur), daarna word de telefoon doorgegeven aan de volgende vrijwilliger.

Tijdens de opleiding wordt aan de vrijwilligers verteld wat de voorwaarden zijn die aan het gebruik van deze telefoon zijn verbonden. O.a. dat privegesprekken niet zijn toegestaan.

Bij ontvangst van de gespecificeerde telefoonnota blijkt dat de rekening over de betreffende periode veel hoger uitvalt dan normaal. De penningmeester ziet in de specificatie dat er naar één nummer bijzonder vaak is gebeld en kijkt op welke dagen dit is gebeurt.
Het blijkt dat dit nummer altijd door één specifieke vrijwilliger is gebeld.

Er wordt verder niet uitgezocht van welke abonnee dit nummer is maar wel of dit nummer behoort tot de nummers die voor het werk gebeld moeten worden. Dit blijkt niet het geval.

De betreffende vrijwilliger wordt aangesproken op dit gedrag zonder naar een verklaring of naar gegevens achter het telefoonnummer te vragen. De vrijwilliger zegt dat hij zijn gedrag hierop zal aanpassen.

Graag zou ik willen weten of iemand zich hier aan een strafbaar feit heeft schuldig gemaakt en zo ja, wie en aan welk feit.

[mieke2]

Merkwaardig verhaal... Wat mij betreft beginnen we met de vraag wat het voor soort vrijwilligerswerk is waarin mensen 24 uur lang actief en "on duty" zijn?
Zelf ken ik afgezien van soms met een grootschalige ramp die daadwerkelijk plaatsvond, geen "vrijwilligers" die 24 uur lang dóór moeten blijven gaan. En gezien de biologie van de mens, is dat maar goed ook: slaap is nodig. Ook zijn er goddank niet voortdurend heel grote rampen in dit land.

Mocht iemand - als vrijwilliger - 24 uur lang zich moeten inzetten, dan kan ik me wel indenken dat ie zo af en toe eens behoefte heeft aan een praatje misschien. En het argument dat het meermalen gebelde nummer niet tot de nummers behoort die uit hoofde van het vrijwilligerswerk gebeld zouden dienen te kunnen worden, vind ik wat zwak als je - als leiding over de vrijwilligers - al helemaal niet nagaat aan wie dat nummer toebehoort. Waarom niet? Hoe weet je op deze manier nou of dat telefoonummer volstrekt irrelevant was voor de resultaten van het vrijwilligerswerk door die bewuste kracht? Maar misschien was het een typefoutje hier, die 24 uur?

Over to you...
_________________
...free as a bird...

[swinny]

Alhoewel de vragen volgens mij niet relevant zijn voor het antwoord wil ik er wel op reageren.

Het draait hier om chauffeurs van een dierenambulance, deze zijn 24 uur in "dienst", waarbij ze zich gewoon thuis bevinden.
Indien de ambulance nodig is rijden de chauffeur vanaf hun huis naar de plaats waar hun hulp nodig is. Daarna gaan ze gewoon weer thuis.

Het aantal ritten is gemiddeld 3 per dienst en en maximum van 7 ritten per dienst. Een gemiddelde actie duurt 1 á 2 uur. Vanaf 19.00 uur tot 7.00 uur is de meldkamer (en dus de ambulance) alleen voor spoedgevallen bereikbaar, iets dat sporadisch voorkomt.

Privetelefoontjes kunnen dus gewoon vanaf de eigen telefoon worden gepleegd.

De telefoonnummers waarnaar vanuit het oogpunt van het werk gebeld kan worden door de chauffeur zijn bekend dus een afwijkend nummer is per defenitie een privenummer.
Een, hoogst onwaarschijnlijke, plausibele verklaring hadden we uiteraard van de betrokkene gehoord maar dat speelt in dit geval niet.

De vraag concreet is dus, hebben we met deze handelswijze op enigerlei wijze de privacywetgeving overtreden?

[mieke2]

Dank je. Nu hebben we in ieder geval helder in welk milieu zich dit vrijwilligerswerk afspeelt. En misschien speelt tevens een rol dat de telefoonlijn zoveel mogelijk opengehouden moet worden, omdat het immers over zaken letterlijk van dierenleven & -dood kan gaan.

Maar je vraagt hier om een juridische opinie m.b.t. een eventueel bestaand "strafbaar feit" in dezen. Ik heb wel een mening, maar dat is geen juridisch geschoolde mening en ik zal dus van verder commentaar hier afzien.

[swinny]

Toch ben ik wel benieuwd naar je mening.

[mieke2]

Swinny, je spreekt van een mondelinge toelichting, tijdens de opleiding, over het gebruik van die speciale telefoon. Ik zou me kunnen voorstellen dat voor dit soort vrijwilligerswerk, de vaste afspraken ook schriftelijk worden gecommuniceerd. D.w.z. op papier gezet. Dat schept meer duidelijkheid voor iedereen.

Ik heb groot respect voor de organisaties die Dierenambulances op de weg houden, en in het algemeen verwacht je daar serieuze mensen onder personeel en vrijwilligers. Als je niet serieus bent, kun je dat werk m.i. niet goed doen. Dan lijkt het er op dat de bewuste chauffeur - als er verder geen klachten zijn over zijn of haar functioneren - gewoon niet zo heeft nagedacht bij het gebruik van die telefoon. Misschien wel nooit duidelijk de mondelinge boodschap heeft opgeslagen "niet voor privé doeleinden".
Maar al ken ik de "privacy wetgeving" niet uit m'n hoofd: hoe kan de leiding van deze organisatie iemands privacy geschonden hebben als:
a] het duidelijk niet de bedoeling was dat die telefoon privé zou worden gebruikt;
b] er niet is uitgezocht wie de abonnee is naar wie zo vaak is gebeld;
c] de chauffeur, door gebruik te maken van een telefoon die niet de zijne was, had kunnen weten of vermoeden dat de gesprekken die hij voerde op de een of andere manier door de telefoonmaatschappij geregistreerd zouden worden, en op de nota terecht zouden komen?

Kortom, als leek vind ik het allemaal niet zo'n halszaak. Als werknemers de PC, telefoon of auto die ze van hun werkgever zakelijk ter beschikking hebben gekregen ook voortdurend privé gebruiken, komt dat ook een keer uit zonder dat je kunt spreken van "een schending van de privacy". Maar de ernst van dit ongewenste privé gebruik van de telefoon van een Dierenambulance zal m.i. mede afhangen van het meer algemeen functioneren van deze vrijwilliger.

[swinny]

Ja, het mondeling toelichten was altijd voldoende omdat iedere vrijwilliger uit zichzelf al begreep dat privebellen niet de bedoeling was, daarnaast snappen wij best dat het soms noodzakelijk is dat iemand even een privetelefoontjke pleegt.
Vanaf nu zullen we het ook schriftelijk in de cursus opnemen.

De kern van het probleem zit 'm in dit feit: de totale groep is er nogmaals op gewezen, in algemene termen, dat privegesprekken niet zijn toegestaan. Een klein aantal chauffeurs regeerden met de opmerking dat het bestuur niet netjes heeft gehandeld door achter hun rug om zaken uit te zoeken. Deze opmerking is in het bestuur ter sprake gekomen waarbij een aantal bestuursleden van mening zijn dat de penningmeester de privacywet heeft overtreden.
Het is dus ook niet zo'n halszaak maar ik denk daar persoonlijk anders over maar weet niet precies hoe het juridisch zit, vandaar mijn vraag.

Overigens functioneert de betreffende vrijwilliger naar behoren en hebben we het bij een algemene opmerking gelaten.

[mieke2]

Ik begrijp het. En ik hoop dat je hier nog enkele reacties zult krijgen van juristen en/of juristen in opleiding.

Laat me dan tot slot opmerken, nu je aangaf m'n mening toch wel te willen kennen, dat er ook nog een heel andere kant aan deze kwestie zit, nl. die van eventuele verwording. Als het Bestuur (in casu allereerst de penningmeester) dergelijke dingen niet zou signaleren en er vervolgens niet op zou reageren door e.e.a. in een bestuursvergadering aan de orde te stellen, maar in tegendeel de zaak op z'n beloop zou laten: ook dan hadden collega's van deze vrijwilliger wat te klagen gehad! Namelijk over het feit dat het Bestuur willekeur aan de dag legt, en z'n eigen regels aan z'n laars lapt.
Immers, privé telefoneren was niet toegestaan met deze telefoon. Als de organisatie dat dan niet aan de orde stelt en corrigeert, is het hek in feite van de dam en kan iedereen gaan doen wat hem of haar het beste bevalt. De regels zijn er niet voor niets: het is een organisatie waarvan de werknemers/vrijwilligers van elkaar op aan moeten kunnen. En het is de taak van het Bestuur om de onderling afgesproken regels inderdaad te handhaven. Dat dat nu gebeurt is m.i. geen schending van iemands privacy, maar dient gezien te worden als een bescherming van het adequaat functioneren van de organisatie als geheel. Ik denk dat het ook niet zo moeilijk is om dat, in een prettig gesprek, aan degenen die nu bezwaar maakten nog eens duidelijk uit te leggen.

[bona fides]

[tikSimone]

Het lijkt me toe dat je hier een parallel kunt trekken met de regeling voor het toezicht houden op zakelijke email en internetgebruik door werknemers.

Het is niet alleen van belang de regels schriftelijk vast te leggen, maar je moet ze daarnaast ook nog vrij geregeld even aan de orde laten komen. 1 keer de vrijwilleger iets overhandigen en evt. voor accoord laten tekenen is niet voldoende.

Uit de beschreven situatie ontstaat bij mij het plaatje dat het bestuur hier uiterst netjes heeft gehandeld.

Mocht je het heel zeker willen weten hoe je juridisch staat met deze handelswijze en hoe je het voor de toekomst het beste kunt aanpakken, neem dan even contact op met het College Bescherming Persoonsgegevens.
_________________
Nait soez'n, moar doun!

[bona fides]

[tikSimone]

Het is niet alleen verstandig, je moet het doen om haalbaar op zo'n verbod terug te kunnen grijpen.

Overigens zou een enkel telefoontje door de desbetreffende vrijwilliger niet echt een bezwaar moeten zijn, ALS je die parallel met het emailgebruik trekt
_________________
Nait soez'n, moar doun!

[Volento Deo]

Ik weet niet in hoeverre dit relevant is voor de TS, maar er staat toevallig een leuke artikel over privacy-kwesties binnen bedrijven op rechtennieuws.nl

[swinny]

Dank voor jullie berichten.

Zelf denk in niet dat de vrijwilliger een strafbaar feit heeft gepleegd, ik zat meer te denken aan de penningmeester in persoon of het bestuur van de stichting als geheel.

Let wel, er is door het bestuur nooit iets gecommuniceerd over het controleren van de telefoonnota.

Nu gaat het feitelijk niet meer om wat er in de praktijk zal gebeuren met een aangifte maar het is meer een principekwestie geworden of het controleren van een telefoonnota zonder inhoudelijk te kijken naar persoonlijke gegevens formeel binnnen de privacywetgeving strafbaar is of niet. Wij zijn een lerende organisatie en willen graag ons beleid aanpassen aan de geldende normen. De mogelijkheid tot het controleren van de telefoonnota zal dan ook vanaf nu schriftelijk worden vastgelegd.

De parallel met het controleren van e-mail had ik zelf ook al bedacht maar ik zie toch ook een duidelijk verschil in het feit dat er nadrukkelijk niet is gezocht naar de gegevens áchter het betreffende nummer en daar ook niet naar gevraagd is bij de vrijwilliger.

Daarnaast vraag ik me het volgende af: de vrijwilligers houden van hun werkzaamheden een nauwkeurige administratie bij. Deze administratie wordt ook door de penningmeester gecontroleerd. Een vrijwilliger die fouten maakt of onverklaarbare werkzaamheden uitvoert wordt hier op aangesproken. Dit is in mijn ogen vergelijkbaar met het controleren van de telefoonrekening. Het verschil is alleen dat de administratie door de vrijwilliger zelf wordt geleverd en de telefoonnota door een derde partij.

Overigens waren de kosten voor het bellen naar dít nummer hoger dan de kosten voor het bellen naar alle andere nummers bij elkaar in de betreffende maand. Er is dus geen sprake van een enkel telefoontje.