De Algemene Rekenkamer heeft in het rapport 'Waar blijft de tijd' uit 2004 gesignaleerd dat met de afdoening van bezwaarschriften door de overheid veel te veel tijd gemoeid is. De meest klachten over de overheid hangen samen met de niet-tijdigheid van beslissen. Ruim tien jaar na invoering van de uniforme bezwarenprocedure in de Algemene wet bestuursrecht blijkt de praktijk nog steeds moeilijk om te kunnen gaan met de processuele regels in die wet. De bezwarenprocedure heeft zich bij veel bestuursorganen ontwikkeld tot een pseudo rechtsgang, waarbij bezwarenadviescommissies met veel juridisch vernuft en oog voor detail de rol van rechter zijn gaan vervullen. De tijd die met de bezwarenprocedure gemoeid is, vormt voor al diegenen die afhankelijk zijn van overheidsbesluiten een zware last. Inmiddels is op instigatie van het kamerlid Wolfsen een wet in procedure om een boete in te stellen voor niet tijdig beslissen. Gelet op de chronische traagheid van het bestuur een mooi initiatief, maar voorspelbaar is dat alleen al de toepassing van deze regeling weer tot vele geschillen zal leiden. Bovendien zitten burgers, bedrijven en instellingen vaak niet te wachten op een relatief klein boetebedrag, maar wel op een besluit over een vergunning, uitkering of subsidie.
Onlangs hebben de Secretarissen Generaal (SG's) van alle ministeries met enthousiasme hun steun geven aan de Menukaart Bezwaarschriften. Deze Menukaart is het resultaat van het interdepartementaal actieplan Burgerbrieven en bevat goede ideeën en aanbevelingen om op een effectievere manier om te gaan met bezwaarschriften. De SG's hebben zich gebonden om voor de verschillende ministeries concreet vertaling te geven aan deze Menukaart Bezwaarschriften. Dit commitment sluit goed aan bij het voornemen in het coalitieakkoord om een meer dienstbare overheid te realiseren.
De behandeling van bezwaarschriften verschilt al naar gelang het beleidsterrein waarbinnen het besluit valt. Sommige beleidsterreinen betreffen grootschalige uitvoeringsorganisaties zoals het UWV (jaarlijks 120.000 besluiten) en de Belastingdienst (800.000 besluiten ) ander beleidsterreinen, zoals die van Economische zaken omvatten hoofdzakelijk maatwerkbesluiten (85 besluiten). Daarom is niet één oplossing mogelijk.
Een aantal items op de menukaart betreffen het voorkomen van bezwaarschriften. De Dienst Regelingen van LNV heeft bij voorbeeld voor de uitvoering van onder andere Europese landbouwsubsidies gekozen voor intensieve communicatie met de verschillende gerechtigden ruim voorafgaande aan de besluitvorming, zodat zo min mogelijk discussie ontstond over de gegevens die gebruikt werden voor de verschillende besluiten. Op die manier viel het aantal bezwaarschriften erg mee.
Interessant is het voorstel in de Menukaart om piekbelasting bij bezwaarafdelingen van bestuursorganen snel op te vangen met een rijksbrede en flexibele pool juridisch medewerkers. Ook staat de mogelijkheid van samenwerking tussen bestuursorganen genoemd op de Menukaart. Zo heeft de SVB het CVZ geholpen bij bezwaarschriften over de zorgverzekering van Nederlanders in het buitenland. De SVB heeft ook de IND ondersteund bij het verbeteren van het contact met justitiabelen.
Bijzondere aandacht vraagt de inzet van mediation en mediationtechnieken in bezwarenprocedures, die ook op de Menukaart staat. Niet allen de rechterlijke macht en de Juridische Loketten hebben mediation geïntroduceerd, maar ook verschillende lagere overheden, de belastingdienst en het UWV hebben belangrijke initiatieven op dit terrein genomen. Bij de toepassing van mediation in bestuursrechterlijke procedures gaat het niet alléén om het toepassen van bepaalde technieken alléén, maar om een andere denkwijze die vaak moeilijk te verenigen is met de juridische benadering. Het juridische proces is gericht op een procedurele aanpak van een geschil, waarbij de juiste rechtstoepassing in het verleden centraal staat. Bij mediation gaat het om een oplossingsgerichte aanpak, waarbij niet zozeer het verleden als wel de in de toekomst gewenste resultaten centraal staan.
In de rechtspraak blijkt deze oplossingsgerichte aanpak heel succesvol. In zijn recent naar de Tweede Kamer gestuurde tussenrapportage Monitor mediation 2007 geeft de Minister van Justitie een overzicht van de inmiddels behaalde resultaten. Bij mediations bij de gerechten slaagt 55% in civiele zaken, terwijl in bestuursrechtelijke zaken maar liefst 81% tot overeenstemming tussen partijen leidt. Daarom is de vraag gerechtvaardigd of de overheid het wel tot een rechtszaak moet laten komen. Het UWV heeft inmiddels ruime ervaring met de inzet van mediation en daarom vormt hun praktijk een voorbeeld voor andere overheden. De oplossingsgerichte benadering van het UWV begint al bij het binnenkomen van een bezwaarschrift. Vroegtijdig telefonisch contact leidt in 40% van de gevallen tot een bevredigende oplossing, terwijl zaken die niet zo eenvoudig zijn op te lossen met mediation opgelost worden. Mediation duurt minder lang dan een traditionele bezwarenprocedure en de kosten zijn - direct gemeten - niet hoger. De winst die met mediation te behalen valt is echter aanzienlijk. Ook op gemeentelijk niveau valt winst te behalen: de gemeente Enschede slaagt erin om met vroegtijdig telefonisch contact 60% van de bezwaarschriften op te lossen. Sleutelwoord is: oplossen. Dat woord staat tegenover: uitprocederen.
De meerwaarde van een andere aanpak van bezwaarschriften schuilt in de veranderende verhouding tussen overheid en burger die ermee bereikt kan worden. Recent heeft de vice-president van de Haagse rechtbank Allewijn zijn ervaring als mediator met de overheid aan tafel vastgelegd in een boek met gelijknamige titel. Aan die titel voegt hij een ondertitel toe die veelzeggend is: 'Vertrouwen in de overheid als centraal thema in mediation'. Het is de ervaring van Allewijn dat burgers, bedrijven en instellingen die een geschil met de overheid hebben vaak niet zitten te wachten op een juridische procedure waarbij terugkijkend gelijk of ongelijk wordt vastgesteld. Veel vaker gaat het erom dat het vertrouwen in de overheid geschonden is en dat met een goed gesprek dat vertrouwen weer versterkt kan worden. Dat zie ik als de meerwaarde van een andere aanpak van bezwaarschriften. Het vertrouwen in de overheid is er vaak meer mee gebaat dan met een lange juridische procedure.
Dr. Alex Brenninkmeijer vervult officieel het ambt van Nationale ombudsman.
A.F.M. Brenninkmeijer, 'Naar een andere aanpak van bezwaarschriften',
NJB 2007-19